Digitalizăm un serviciu public oferit de Primăria Iași – A doua întâlnire: Ieșenii restrâng plaja de opțiuni pentru servicii care merită să fie accesate online

15 ieșeni au hotărât să digitalizeze un serviciu public, oferit de Primăria Municipiului Iași (PMI). În urmă cudouă săptâmâni, o parte dintre ei s-au întâlnit și-au decis care să fie rolul lor în povestea asta. Au ales calea mai costisitoare în timp, resurse și energie: să se implice activ de la punctul zero și până la capăt, iar la sfârșit să vadă că s-a creat un precedent, că cetățenii pot să transforme orașul, să colaboreze cu instituțiile, iar talentele și competențele lor să intre în amprenta Iașului.

La a doua întâlnire, ieșenii dezbat propunerile de digitalizare. Facem un scurt maraton de idei cu servicii publice, care ne-ar face viața mai ușoară dacă le-am putea accesa online. Le dezbatem, în baza criteriilor:

  • Connector.

    Bazinul ieșenilor care ar beneficia de serviciul digital propus

  • Connector.

    Timp estimat de implementare: 6 luni - 1 an

  • Connector.

    Buget care să nu includă, pe cât posibil, achiziții publice (componente hardware), iar efortul de realizare să nu depăşească un buget de 20.000-30.000 euro.

Focus:

Ne concentrăm mai mult asupra propunerii de-a digitaliza procesul de completare online a formularelor, pre-completarea lor prin autofill și dezvoltarea unei interfețe care să ghideze ieșeanul, pas cu pas, în funcție de problema pe care vrea s-o rezolve, ca să adune actele necesare și să le completeze înainte să pășească în Primărie.

De ce:

  • Connector.

    Eliminăm confuzia cronofagă:

    Ieșeanul n-ar mai fi nevoit să se plimbe de la un birou administrativ, la altul, ca să descopere abia pe parcurs, documentele pe care trebuie să le mai anexeze sau să le completeze. Interfața l-ar ghida pas cu pas, prin etapele de colectare și completare a documentației. Ar putea porni prin a selecta problema generală pe care vrea s-o rezolve, tastând doar câteva cuvinte cheie (gunoi, adopție, certificat fiscal etc.). Interfața l-ar ghida treptat prin labirintul birocratic, până la completarea finală a dosarului și i-ar arăta „opririle de final”: în ce birouri trebuie să depună documentația.

  • Connector.

    Reducem timpii necesari completării formularelor și ne asigurăm de corectitudinea datelor:

    Prin autofill, câmpurile completate într-un formular sunt completate automat și în alte formulare în care se mai regăsesc. Odată completat și validat un formular, nu riscăm ca în următorul să mâncăm o literă sau să sărim o cifră. Completarea online înlătură și problema scrisului neinteligibil.

  • Connector.

    Scurtăm timpul petrecut în fața ghișeului:

    Dacă toată documentația este pregătită în momentul interacțiunii cu funcționarul public, întâlnirea cu el se rezumă la înmânare și o scurtă verificare. Treptat, tot mai puține date vor trebui să treacă printr-un proces de verificare repetitivă. Câmpurile care se regăsesc în mai multe formulare și prezintă aceleași date (nume, adresă etc.) vor fi completate automat, așa că este asigurată corectitudinea lor. Procesul de verificare va fi orientat exclusiv către informațiile non-repetitive.

  • Connector.

    Diminuăm volumul de muncă repetitivă și mecanică a funcționarului public:

    Interacțiunea cu funcționarii publici este afectată de supra-încărcarea programului acestora, cu sarcini mecanice și repetitive. Completarea digitală a formularelor ar elibera mental funcționarul public și l-ar reconecta cu misiunea sa: de a pune în slujba cetățenilor, capitalul său de cunoaștere, în situații în care automatizarea nu este suficientă pentru rezolvarea unor probleme complexe care cer „inteligență umană”, pentru a fi descâlcite.

  • Connector.

    Cunoaștem mai bine tendințele sociale și nevoile ieșenilor:

    Când adunăm metadata despre interacțiunile ieșenilor cu administrația publică, ne putem da seama care sunt problemele cele mai des întâlnite în comunitate și care sunt soluțiile la care apelează, de regulă, ieșenii. Putem gândi planuri prin care să ieșim în întâmpinarea nevoilor comunității, înainte să se creeze un tipar comportamental care iese de sub control („brain-drain”, creșterea infracționalității etc.). De asemenea, am putea vedea „de deasupra” unde apar blocajele și scurt-circuitele în relația cetățean-administrație și am putea acționa strategic.

Ce facem până la următoarea întâlnire:

  • Connector.

    O hartă de traseu

    cu ce presupune digitalizarea formularelor și dezvoltarea unei interfețe clare și prietenoase care să ghideze ieșeanul în labirintul birocratic (cum funcționează un asemenea demers, ce actori sunt implicați, cum relaționează între ei și ce resurse sunt necesare) – Radu Plămădeală

  • Connector.

    O listă cu situaţiile în care un cetăţean interacţionează cu primăria

    (ex. pentru obţinerea unui certificat de urbanism, autorizaţie de construire, plată taxe/impozite şi amenzi, înscriere pe rol proprietăţi, etc) pentru care vrem să realizăm hărţi de parcurs şi digitalizăm formularele. – Marius Pârciu (PMI)

  • Connector.

    Continuăm documentarea despre servicii publice digitalizate în România

    ca să nu reinventăm apa caldă. Munca unui grup civic, de-a digitaliza un serviciu public, n-ar fi justificată dacă ar dubla un demers care a fost deja parcurs, în alte comunități, iar soluția se află la îndemână (poate fi achiziţionată de administraţie). – toți cei din grup

Ce facem la următoarea întâlnire:

  • Connector.

    Stabilizăm eforturile în jurul unei singure idei, pe care să o traducem în realitate;

  • Connector.

    Definim rolurile echipei de proiect

Următoarea întâlnire
va avea loc în aproximativ 2 săptămâni. Data și ora vor fi comunicate cu cel puțin 5 zile înainte.

Scrie-ne la adresa contact@asociatiacivica.ro că vrei să vii și tu!

Vino și tu la următoarea întâlnire! Avem nevoie să fim cât mai mulți ca să creăm un precedent și să punem amprenta ieșenilor asupra orașului.

Cu cât suntem mai mulți, cu atât ne este mai ușor să completăm lipsurile unora cu plusurile altora și să ducem povestea până la capăt.

Scrie-ne că vii la următoarea întâlnire la adresa: contact@asociatiacivica.ro

Comments 1

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *